Klassischer Sonntag mit Bedienungsanleitung

Für manche Leute gehören Bedienungsanleitungen zu einem klassischen Sonntag, besonders wenn es klassische Bedienungsanleitungen sind. So auch für Happy Schnitzel.

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MobileManual – Bedienungsanleitungen auf iPhone und Co

Einszweidrei im Sauseschritt
läuft die Zeit, wir laufen mit.
(Wilhelm Busch)

Das ist das eine: Die Zahl der weltweit verkauften Handys ist im zweiten Quartal 2009 um 6,1 Prozent eingebrochen, der Anteil der Smartphones steigt dagegen weiter rasant an. (Quelle: Computerwoche)

Das ist das andere: Jeder kennt die folgende Situation. Für den Umgang mit einem technischen Gerät wird plötzlich und dringend eine Information benötigt. Welcher Staubsaugerbeutel passt? Wie lautet die Tastenkombination für den Servicebetrieb? Wo ist die Sicherung für den Magnetschalter? Wie stellt man die Kalenderuhr? Was bedeutet ERR 90-E? In welchem Menü befindet sich die Hysterese-Konfiguration?

Im zweiten Quartal 2009 wurden mehr als 40 Millionen Smartphones (Mobiltelefone mit umfassendem Betriebssystem, Multimediafähigkeit und grafischem Display) verkauft. Das entspricht einem Wachstum von 27 Prozent innerhalb eines Jahres. Es ist an der Zeit, dass auch die Ersteller von Bedienungsanleitungen endlich dem Trend Rechnung tragen und sich Gedanken darüber machen, wie sie dieses Medium nutzen wollen. Ein Medium, das in der industrialisierten Welt mit Sicherheit bald ständiger Begleiter des Menschen in allen Lebenslagen sein wird.

Der Nutzen sollte allerdings ganz aufseiten der Anwender liegen. Die Betriebssysteme aller Smartphones sind inzwischen in der Lage, mit Hilfe entsprechender Programme alle Sorten von Dokumenten darzustellen, seien es Texte, Bilder, Tondaten oder Videos. Wäre es in einer der oben beschrieben Situationen nicht wunderbar, man könnte für die Beantwortung einer der Fragen einfach sein Handy nutzen? Wer würde jetzt nicht mit einen deutlichen Ja antworten? Ob Hausmann, Installateur, Familien beim Ausflug, Serviceingenieur oder Tontechnikerin: Ein Griff in die mobile Bibliothek, und die benötigte Information steht sofort zur Verfügung.

MobileManual wird zum Trend. Eine Hypothese, ja, aber eine, die auf bisherigen Erfahrungen bei der Entwicklung von Technik und Technischer Literatur basiert.

Hersteller werden Produktinformationen zukünftig als Datei für die Darstellung auf Smartphone-Displays liefern. Alternativ stehen die aktuellsten Informationen jederzeit zum Download per Internet bereit.

Warum in Zukunft? Warum nicht jetzt? Wer anfängt, wird zum Trendsetter. Marktführerschaft basiert nicht nur auf »Feature Fucking«. Endlich gibt es mal wieder eine überzeugende Möglichkeit, mit Service und Benutzerfreundlichkeit zu punkten. Wer ist dabei?

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Nummerierung überflüssig

In Bedienungsanleitungen, Gebrauchsanweisungen und anderen Produktinformationen gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, mit Nummerierungen zu arbeiten. Viele Menschen mögen es ordentlich und hätten am liebsten alles durchnummeriert, Seiten, Bilder, Überschriften, Absätze, Aufzählungen, Handlungsanweisungen, Legenden, Daten, Tabellen, Verzeichnisse und was es sonst noch an Elementen gibt.

Falsch!

Zahlen sind ordentlich und sorgen für Ordnung, das ist wohl wahr. Ordnung ist sozusagen ein Wesenszug von Zahlen (zumindest von natürlichen). Bei der Anwendung von Zahlen geht es jedoch nicht um einen Wert an sich, sondern um den sinnvollen (oder überflüssigen) Einsatz einer Funktion. Daher muss man sich immer die Fragen stellen: Welche Funktion erfüllt die Nummerierung? Führt die Nummerierung zu einer Verbesserung oder Erleichterung? Geht es ohne Nummerierung ebenso gut? Wenn ein Ordnungselement keine sinnvolle Funktion übernimmt, ist sein Einsatz überflüssig und bedeutungslos. Gerade in Bedienungsanleitungen und Handbüchern sollte man, dem Leser zuliebe, auf alles Überflüssige verzichten. Die Konzentration auf das Wichtige erleichtert das Lesen – und macht Handbücher dünner. Der Leser wird nicht abgelenkt durch Informationen ohne Wert.

Welche Nummmerierungen haben einen Wert und welche sind verzichtbar?

Zuerst das Einfache. Seitenzahlen sind wichtig. Nicht bei einem achtseitigen Prospekt, da kann man schwerlich den Überblick verlieren. Aber wenn ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, dann funktioniert dieses nur mit paginierten Seiten. Faustregel: Gibt es ein Inhaltsverzeichnis, dann braucht es Seitenzahlen. Gilt übrigens auch für das Stichwortverzeichnis.

Schon schwerer: nummerierte Überschriften. Überflüssig! Heute werden alle Dokumente am Computer erstellt und zumindest mit einem minimalen Layout versehen. Eine Hierarchie der Überschriften lässt sich also durch ganz einfache typografische Maßnahmen deutlich sichtbar machen. Hauptüberschriften sind groß und fett und nachfolgende Ebenen schrittweise kleiner. Wozu also noch eine Nummerierung? Wird der Inhalt oder die Funktion einer Überschrift verständlicher durch eine vorangestellte »2.8.19.6«? Nein. Sagt diese Zahlenkette etwas über den Inhalt des nachfolgenden Textabschnitts aus? Nein. Wird eine Überschrift unverständlich, wenn sie nur aus Text ohne vorangestellte Zahlen besteht? Nein. Also: weg mit der Nummerierung! Übrigens stammt diese Form der Verdeutlichung von Überschriftenhierachien aus der Zeit der Schreibmaschine. Insbesondere bei wissenschaftlichen Arbeiten, die als Einzelwerke erstellt wurden, also nicht von einem Setzer in der Druckerei gestaltet wurden, diente die Nummerierung tatsächlich zur Verdeutlichung. Eine Schreibmaschine kann eben nur eine einzige Schriftgröße, und da brauchte man ein Hilfsmittel wie die vorangestellte Zahl.

Was ist mit Handlungsanweisungen in Gebrauchsanleitungen? Genügen Spiegelstriche oder ähnliche Symbole, die zeigen, wo der nächste Handlungsschritt anfängt? Oder ist eine Nummerierung 1., 2., 3., 4., 5. notwendig?

Wer käme auf die Idee, mit dem ersten Schritt anzufangen, dann den vierten auszuführen und danach den zweiten und den dritten? Niemand? Wozu dann eine Nummerierung?

Noch ein letztes Beispiel. Viele Autoren oder Herausgeber von Broschüren und anderer technischer Literatur haben den verständlichen Wunsch, ihre eigene Arbeit zu ordnen. Das führt zu rein verwaltungstechnischen Ordnungsmerkmalen, die vielleicht der jeweiligen Abteilung helfen, für Leser aber bestenfalls rätselhaft sind. Bekannt sind auf Broschüren (oft auf der Rückseite) die kryptischen Zahlen-Buchstaben-Ketten, in denen Informationen wie Erstellungsdatum, Verantwortlichkeit, Version, Druckerei, Auflage, Anlass und Produktreihe zusammengefasst sind, etwa so: HKT_08-2009_EN-5-ProdMg/Div-Meck27_V2. Hochinteressant für den Adressaten einer Werbebroschüre, nicht wahr? Kleiner Tipp: So etwas kann man auch im Dateinamen unterbringen und dann sogar gezielt in der EDV danach suchen. In diesem Zusammenhang auch sehr beliebt ist das Nummerieren von Abbildungen, mal ganz einfach von »Abb. 001« bis «Abb. 176«, mal in Kombination mit der Überschriften- oder Kapitelnummerierung »Bild 7.12-003« und mal ganz verschwurbelt als Verwaltungsnummer für das interne Dokumentenmangement »678.3245892387-eu«. Weg damit!

Fazit: Alles, was nicht zur Verständlichkeit beiträgt oder notwendig für den Inhalt ist, lenkt nur ab. Ablenkung ist kontraproduktiv, eine kluge Regel aus der Werbung lautet »Don’t make me think!«.

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Spaß mit interaktiven Bedienungsanleitungen

Geräte, die mit uns kommunizieren, wenn wir mit ihnen arbeiten wollen: Traum oder Alptraum der Technik? Wären wir doch wenigstens schon so weit, wie in der Enterprise A. »Hallo Computer?« – »Ja bitte, Captain …«

Der Wunsch (oder zumindest der Glaube daran) scheint auch seitens der reinen Anwender von technischen Gerätschaften so mächtig zu sein, dass man bei ausreichender Naivität nur allzugern bereit ist, menschelnde Apparate und deren Anweisungen zu akzeptieren.

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Modulare Dokumentation – ohne Konzept kein CMS oder Redaktionssystem

Automatisierung bedingt Modularisierung

Effizienzdruck, Kostenkontrolle, Automatisierungsbestrebungen: Dies sind nur drei Motive, die Unternehmen und auch die Dienstleister für Technische Dokumentation zunehmend zwingen, sich mit dem Thema der Modularisierung von Technischer Literatur intensiv zu beschäftigen. Immer im Fokus stehen dabei die Stichworte Modularisierung und CMS (Content Mangement System). Für den einen verbreiten sie Furcht und Schrecken, für den anderen erscheinen sie wie Weiße Ritter am Horizont des globalisierten Schlachtfeldes um Marktanteile und schrumpfende Profite.

Ein Drittel aller Einführungen von CMS oder Redaktionssystemen scheitert

Nicht selten, wenn das Thema CMS durch die Unternehmensführung in die Diskussion gebracht wird, steht der Wunsch nach effizienter Produktion, nach dem Ausschalten von menschlichen Unwägbarkeiten durch fehllose Technik an erster Stelle. Bedienungsanleitungen sollen nicht mehr geschrieben werden, sondern produziert. »Schreibkunst« soll durch mechanisierte Textproduktion abgelöst werden. Damit wird Technische Dokumentation kalkulierbar, der Return-on-invest messbar, so die Idee. Ein berechtigter Gedankengang, der von der schreibenden Zunft mit Misstrauen, nicht selten sogar mit Abscheu betrachtet wird. Fakt ist, etwa ein Drittel aller Einführungen von CMS oder Redaktionssystemen scheitert. Davon gehen Experten aus. Damit ist noch nichts über die Dunkelziffer der gar nicht erst begonnenen Projekte gesagt, deren Einführung schon im Vorfeld, während der Informationsbeschaffung und Diskussionsphase, abgebrochen wird.

Wenn Struktur und Konzept fehlen, ist das Chaos besiegelt

Doch wo liegen die Stolperfallen, wenn es darum geht, Prozesse der Informationsvermittlung zu modularisieren und zu automatisieren? Ist der Mensch schuld oder das System? Beobachtungen lassen folgenden Schluss zu: Der Technik wird eine Verantwortung übergeben, die sie nicht tragen kann – und sinnvollerweise nicht tragen soll. Der Einführung eines CMS liegt häufig der naive Gedanke zugrunde, dass Ergebnisse dann automatisch gut werden, wenn nur die Technik »intelligent« genug ist. Bezogen auf ein Redaktionssystem heißt das Ziel: einmal eingerichtet und mit Information und Material gefüttert, kann im späteren Betrieb jede dafür abgestellte Person perfekte Betriebsanleitungen produzieren, indem sie einfach die entsprechenden Elemente auswählt und zusammenfügt. Eine intelligente Benutzerführung sorgt dafür, dass nur passende Elemente zur Auswahl stehen, logische Verknüpfungen vorgegeben sind, und verhindert durch ein umfassendes internes Regelwerk, dass Inhalte vergessen oder falsch positioniert werden. So weit der Wunschtraum.

Das Pferd nicht am Schweif aufzäumen

Wo Konzept und Struktur fehlen, wird kein Redaktionssystem es schaffen, auch nur effektiv Ergebnisse zu erzielen, geschweige denn effizient. Die Risiken bei Anschaffung und Pflege, bei Einarbeitung und Weiterbildung, bei Ausbau und Individualisierung sind groß. Vor der Einführung eines modular arbeitenden Systems muss bis ins Detail geklärt sein, was ein solches System können soll. Und ob eine Modularisierung überhaupt möglich und sinnvoll ist. Fragen der Migration von Altdokumenten sind dabei noch gar nicht berücksichtigt. Ein Redaktionsleitfaden, der alle Prozesse der Erstellung, von der ersten Recherche bis hin zur Produktion und Distribution beschreibt, und zwar bis hinunter auf die Wort- und Zeichenebene, ist unbedingte Voraussetzung, bevor über ein CMS entschieden werden kann. Ob Modularisierung im jeweiligen Redaktionsumfeld funktioniert und effizient ist, kann man problemlos mit herkömmlicher Software testen, zum Beispiel mit FrameMaker oder auch mit Word. Dazu muss man diese Programme natürlich beherrschen. Word kann, richtig und mit viel Hirnschmalz eingesetzt, durchaus ein mächtiges Werkzeug sein. In gewissen Grenzen, versteht sich. Woran heute aber schon die meisten Benutzer von Word scheitern, ist der Mangel an den grundlegenden Kenntnissen. Auch darüber sollte man nachdenken, wenn man sich als Hersteller mit der Einführung eines Dokumentenmangement- oder Redaktionssystems befasst.

Im Zweifel sogar gegen das System entscheiden

Fazit: Redaktionshandbuch und Redaktionssystem (CMS) zusammen können die Arbeit in der technischen Dokumentation effizienter machen. Das Potenzial ist groß. Aber: Konzept, Struktur und Ergonomie müssen stimmen. Am Ende steht immer der Mensch. Im Fall von Redaktionssystemen auch am Anfang. Ohne die Intelligenz von Redakteuern und Konzeptionern für Technische Dokumentation wird es nichts mit der »Intelligenz« von Systemen.

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