Modulare Dokumentation – ohne Konzept kein CMS oder Redaktionssystem

Automatisierung bedingt Modularisierung

Effizienzdruck, Kostenkontrolle, Automatisierungsbestrebungen: Dies sind nur drei Motive, die Unternehmen und auch die Dienstleister für Technische Dokumentation zunehmend zwingen, sich mit dem Thema der Modularisierung von Technischer Literatur intensiv zu beschäftigen. Immer im Fokus stehen dabei die Stichworte Modularisierung und CMS (Content Mangement System). Für den einen verbreiten sie Furcht und Schrecken, für den anderen erscheinen sie wie Weiße Ritter am Horizont des globalisierten Schlachtfeldes um Marktanteile und schrumpfende Profite.

Ein Drittel aller Einführungen von CMS oder Redaktionssystemen scheitert

Nicht selten, wenn das Thema CMS durch die Unternehmensführung in die Diskussion gebracht wird, steht der Wunsch nach effizienter Produktion, nach dem Ausschalten von menschlichen Unwägbarkeiten durch fehllose Technik an erster Stelle. Bedienungsanleitungen sollen nicht mehr geschrieben werden, sondern produziert. »Schreibkunst« soll durch mechanisierte Textproduktion abgelöst werden. Damit wird Technische Dokumentation kalkulierbar, der Return-on-invest messbar, so die Idee. Ein berechtigter Gedankengang, der von der schreibenden Zunft mit Misstrauen, nicht selten sogar mit Abscheu betrachtet wird. Fakt ist, etwa ein Drittel aller Einführungen von CMS oder Redaktionssystemen scheitert. Davon gehen Experten aus. Damit ist noch nichts über die Dunkelziffer der gar nicht erst begonnenen Projekte gesagt, deren Einführung schon im Vorfeld, während der Informationsbeschaffung und Diskussionsphase, abgebrochen wird.

Wenn Struktur und Konzept fehlen, ist das Chaos besiegelt

Doch wo liegen die Stolperfallen, wenn es darum geht, Prozesse der Informationsvermittlung zu modularisieren und zu automatisieren? Ist der Mensch schuld oder das System? Beobachtungen lassen folgenden Schluss zu: Der Technik wird eine Verantwortung übergeben, die sie nicht tragen kann – und sinnvollerweise nicht tragen soll. Der Einführung eines CMS liegt häufig der naive Gedanke zugrunde, dass Ergebnisse dann automatisch gut werden, wenn nur die Technik »intelligent« genug ist. Bezogen auf ein Redaktionssystem heißt das Ziel: einmal eingerichtet und mit Information und Material gefüttert, kann im späteren Betrieb jede dafür abgestellte Person perfekte Betriebsanleitungen produzieren, indem sie einfach die entsprechenden Elemente auswählt und zusammenfügt. Eine intelligente Benutzerführung sorgt dafür, dass nur passende Elemente zur Auswahl stehen, logische Verknüpfungen vorgegeben sind, und verhindert durch ein umfassendes internes Regelwerk, dass Inhalte vergessen oder falsch positioniert werden. So weit der Wunschtraum.

Das Pferd nicht am Schweif aufzäumen

Wo Konzept und Struktur fehlen, wird kein Redaktionssystem es schaffen, auch nur effektiv Ergebnisse zu erzielen, geschweige denn effizient. Die Risiken bei Anschaffung und Pflege, bei Einarbeitung und Weiterbildung, bei Ausbau und Individualisierung sind groß. Vor der Einführung eines modular arbeitenden Systems muss bis ins Detail geklärt sein, was ein solches System können soll. Und ob eine Modularisierung überhaupt möglich und sinnvoll ist. Fragen der Migration von Altdokumenten sind dabei noch gar nicht berücksichtigt. Ein Redaktionsleitfaden, der alle Prozesse der Erstellung, von der ersten Recherche bis hin zur Produktion und Distribution beschreibt, und zwar bis hinunter auf die Wort- und Zeichenebene, ist unbedingte Voraussetzung, bevor über ein CMS entschieden werden kann. Ob Modularisierung im jeweiligen Redaktionsumfeld funktioniert und effizient ist, kann man problemlos mit herkömmlicher Software testen, zum Beispiel mit FrameMaker oder auch mit Word. Dazu muss man diese Programme natürlich beherrschen. Word kann, richtig und mit viel Hirnschmalz eingesetzt, durchaus ein mächtiges Werkzeug sein. In gewissen Grenzen, versteht sich. Woran heute aber schon die meisten Benutzer von Word scheitern, ist der Mangel an den grundlegenden Kenntnissen. Auch darüber sollte man nachdenken, wenn man sich als Hersteller mit der Einführung eines Dokumentenmangement- oder Redaktionssystems befasst.

Im Zweifel sogar gegen das System entscheiden

Fazit: Redaktionshandbuch und Redaktionssystem (CMS) zusammen können die Arbeit in der technischen Dokumentation effizienter machen. Das Potenzial ist groß. Aber: Konzept, Struktur und Ergonomie müssen stimmen. Am Ende steht immer der Mensch. Im Fall von Redaktionssystemen auch am Anfang. Ohne die Intelligenz von Redakteuern und Konzeptionern für Technische Dokumentation wird es nichts mit der »Intelligenz« von Systemen.

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